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DATENSCHUTZERKLÄRUNG

für Veranstalter

 

  1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Artikel 4 Z 7 DSGVO ist:

Reed Messe Wien GmbH
Messeplatz 1
1021 Wien
T: + 43 1 727 20 – 0
E: congress@messe.at

Der Verantwortliche wird in der Folge als „Reed Exhibitions Austria“ bezeichnet.

 

  1. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten von Reed Exhibitions Austria erreichen Sie unter:

Reed Exhibitions
Datenschutzbeauftragter
Gateway House, 28 The Quadrant,
Richmond, Surrey TW9 1DN,
Großbritannien
E: dataprotection@reedexpo.com

 

  1. Verarbeitungszwecke 

a. Abwicklung der Vermietung, Erbringung von Dienstleistungen

Reed Exhibitions Austria speichern und verarbeiten die Daten, die Sie bei Ihrer Anfrage, Ihrer Bestellung, bei Vertragsabschluss oder Vertragsabwicklung bekannt geben, um Ihnen als Veranstalter die Nutzung von Flächen des Messe Wien Exhibition & Congress Center (nachfolgend auch als „Messe Wien“ bezeichnet) zu ermöglichen, insbesondere solche Flächen anzubieten sowie den diesbezüglichen Mietvertrag mit Ihnen abzuwickeln, Standbauten und Inventar (bei entsprechender Bestellung) zur Verfügung zu stellen, gebuchte Marketing- und Werbeleistungen sowie weitere von Ihnen gewünschte Nebenleistungen zu erbringen oder Zusatzaufträge zu erfüllen. Soweit sich Reed Exhibitions Austria zur Erbringung von Nebenleistungen oder Erfüllung von Zusatzaufträgen externer Partner bedient, werden Ihre bekanntgegebenen Daten an diese weitergegeben, soweit dies erforderlich ist.


b. Werbung und Marketing, Newsletter, Umfragen

Darüber hinaus werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zu Zwecken der Durchführung von Umfragen und der Werbung für die Messe Wien verwendet, sowie zur Übermittlung von E-Mail-Newslettern mit Informationen zu Leistungen der Reed Exhibitions Austria und zur Bewerbung anderer Unternehmen, die Produkte oder Leistungen anbieten, die in Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltungen von Interesse sein können.

Bei per E-Mail an Sie versendeten Werbe- und Informations-Newslettern erfassen Reed Exhibitions Austria jeweils, ob Ihnen der Newsletter ordnungsgemäß auf Ihren Posteingangs-Server zugestellt wird, ob Sie den Ihnen übermittelten Newsletter öffnen, ob und welche Inhalte des Newsletters Sie anklicken sowie, gegebenenfalls, ob bzw dass Sie sich vom Newsletterbezug abgemeldet haben. Die Erfassung und Verarbeitung der zu Ihrer Nutzung der von Reed Exhibitions Austria versendeten Newsletter erhobenen Daten dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit die Inhalte zukünftiger Newsletter an das Zielpublikum angepasst werden oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versendet werden können.

Die von Ihnen bekannt gegebenen Kontaktdaten werden den unter www.messecongress.at/ueber-uns/partner angeführten Vertragspartnern zur Verfügung gestellt, um es diesen zu ermöglichen, Sie über ihre Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu informieren.

 

  1. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a. Abwicklung der Veranstaltung, Erbringung von Dienstleistungen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zwecks Erbringung von Dienstleistungen ergibt sich aus der gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO normierten Zulässigkeit von für Vertragszwecke notwendige Datenverarbeitungen.

b. Werbung und Marketing, Newsletter

Die Rechtsgrundlage der Verwendung der von Ihnen bekanntgegebenen Daten für die beschriebenen Werbe- und Marketing-Maßnahmen, einschließlich den Versand von mittels Nutzungsauswertung personalisierten Newslettern beruht auf dem berechtigten Interesse von Reed Exhibitions Austria, den Absatz ihrer Dienstleistungen zu fördern und dazu auch Leistungen und Produkte von Drittanbietern zu bewerben, die das eigene Leistungsspektrum unterstützen oder ergänzen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an Vertragspartner von Reed Exhibitions Austria ist in Hinblick auf Ihr eigenes Interesse zulässig, von Unternehmen mit einschlägigem Leistungsspektrum und Erfahrung im Bereich der Veranstaltungsdurchführung Angebote hinsichtlich notwendiger Leistungen und Optimierung Ihrer Veranstaltung zu erhalten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

c. Verarbeitung von personenbezogenen Daten bekannt gegebener dritter Ansprechpersonen

Die Verarbeitung von Daten dritter natürlicher Personen, die in der Anfrage, Bestellung, im Mietvertrag oder im Zuge der Abwicklung des Mietvertrages, insbesondere als Vertreter, Ansprechpartner, Sachbearbeiter oder sonstige Mitarbeiter Ihres Unternehmens, bekannt gegeben werden, ist infolge des berechtigten Interesses der Reed Exhibitions Austria sowie von Ihnen selbst zulässig, sich im Zuge der Abwicklung des mit ihrem Unternehmen abgeschlossenen Mietvertrages oder bei Rückfragen jeweils unmittelbar an die konkret zuständige und informierte Person in Ihrem Unternehmen wenden und damit Informations- oder Rechtsverluste vermeiden zu können sowie außerdem in der Lage zu sein, Informationen und Werbung an eindeutige Empfänger zu richten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

 

  1. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Wenn Sie die im Anfrageformular abgefragten Daten nicht oder nicht vollständig bereitstellen, ist die Erstellung eines Angebots oder eines Mietvertrages nicht möglich. Die Bereitstellung weiterer Daten ist nur insoweit erforderlich, als Sie gegebenenfalls auch Standbau-, Werbe- oder Marketingleistungen bestellen möchten oder den Abschluss einer Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung wünschen.

 

  1. Empfänger

Die unter www.messecongress.at/ueber-uns/partner angeführten Vertragspartner erhalten Ihre Kontaktdaten, um Sie über von diesen angebotene veranstaltungsbezogene Produkte und Leistungen informieren zu können.

Wenn Sie im Zuge Ihrer Anfrage, Bestellung oder im Mietvertrag Zusatzleistungen (zB Versicherung, Standbewachung, Transportdienstleistungen, Catering etc) bestellen, werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten an jene Unternehmen unter www.messecongress.at/ueber-uns/partner weitergegeben, welche die bestellten Dienstleistungen jeweils erbringen.

Für den Versand von Werbe- und Informations-Newsletter per E-Mail sowie die Erhebung der Daten betreffend Ihre Nutzung dieser Newsletter bedienen sich Reed Exhibitions Austria der Salesforce.com, inc, The Landmark @ One Market St., Suite 300, San Francisco, California 94105, USA als Auftragsverarbeiter. Da die Salesforce.com, inc. ihren Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Die Salesforce.com, inc. ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung in die USA an die Salesforce.com, inc. ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss“ im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

 

  1. Speicherdauer

Die Aufbewahrung jener Daten, die Reed Exhibitions Austria für die beschriebenen Zwecke der Werbung und des Marketing verarbeitet, erfolgt solange, bis Sie der weiteren Datenverarbeitung zu diesen Zwecken widersprechen. Die in Zusammenhang mit dem Newsletterversand verarbeiteten Daten werden gespeichert, bis Sie sich vom Bezug des E-Mail-Newsletters abmelden. Im Übrigen werden Ihre Daten jeweils lediglich so lange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Datenspeicherung, soweit und solange eine Aufbewahrung Ihrer verarbeiteten Daten zur Wahrung rechtlicher Interessen (zB bis zum Ablauf vertraglich vereinbarter oder gesetzlicher Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen) oder in Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 132 BAO, erforderlich ist. Soweit im Weiteren eine Verarbeitung für statistische Zwecke erfolgt, werden die betreffenden Daten ausschließlich in anonymisierter Form weiterverwendet.

 

  1. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber der Reed Exhibitions das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art 15 DSGVO und das Recht auf Richtigstellung gemäß Art 16 DSGVO. Darüber hinaus können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern ein in Art 17 (1) (a) bis (f) DSGVO genannter Löschungsgrund vorliegt und keine Rechtfertigung gemäß Art 17 (3) DSGVO für die Ablehnung der Löschung besteht. Sie haben überdies das Recht, gegebenenfalls die Einschränkung der Datenverarbeitung gemäß Art 18 DSGVO zu fordern oder nach Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen. Außerdem steht es Ihnen gemäß Art 20 DSGVO offen, zu verlangen, dass Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die Reed Exhibitions Austria automatisiert verarbeitet, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitgestellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit) werden.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Reed Exhibitions Austria gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben.

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